En este artículo queremos mostrar una forma sencilla de organizar el día día basandose en la técnica de productividad GTD (Getting Things Done) utilizando para ello nuestro gestor de correo electrónico.
Esta técnica nos va a servir para ordenar de manera facil las tareas del día a día y también para que nos adentremos en el mundo de las técnicas de productividad personal.
Os vamos a detallar los cuatro pasos que vamos a seguir para cumplir nuestro objetivo:
1- Capturar:
Se trata de anotar las tareas, ideas u objetivos según vayan surgiendo. Para ello vamos a abrir nuestro gestor de correo y escribir un nuevo correo con el asunto de la captura y guardar como borrador.
Anotar las tareas, ideas u objetivos según vayan surgiendo
2- Procesar/Organizar:
Este es el paso más complicado y el más personal, en el que encontrar un buen sistema de organización nos pueda llevar unos días o semanas.
Vamos a realizar esta acción como 2 o 3 veces al día. Primero vamos a la carpeta de borradores y vemos si hemos realizado alguna captura. De ser así vamos a rellenar ese correo borrador de la captura con un poco más de información y de forma más detallada y nos lo vamos a autoenviar.
Acto seguido vamos a la carpeta de bandeja de entrada y ahí organizaremos todos los correos que tengamos incluyendo los que hemos generado nosotros con nuestras capturas.
IMPORTANTE: Las carpetas que vamos a crear para ordenar estos correos es mejor asociarlas a una acción o tipología de la tarea. Por ejemplo, si creamos una carpeta llamada «al llegar a casa» y ahí almacenamos los correos (tareas) relacionados a esta acción, en el día a día cuando lleguemos a casa abriremos esta carpeta y sabremos que tareas realizar.
Un ejemplo de organización podría ser el siguiente:
Bandeja de entrada: Dejar en esta bandeja los correos que se quieren gestionar ese mismo día.
Carpeta «menos 30 min»: Para almacenar las tareas cortas.
Carpeta «mas 30 min»: Para almacenar tareas que requieran más tiempo y dedicación.
Carpeta «pendientes»: Para almacenar las tareas que las hemos tramitado en parte y estamos esperando una respuesta.
Calendario: Utilizar esta herramienta para anotar las tareas con una fecha señalada.
Archivados: Mover a esta carpeta las tareas y correos ya tramitados.
Las carpetas que vamos a crear es mejor asociarlas a una acción o tipología de la tarea
3- Ejecutar
Este es el paso por el que vamos a utilizar esta técnica, la de realizar las tareas. Vemos si tenemos algo importante en la bandeja de entrada o sino entramos en la carpeta oportuna.
La base de esta técnica es dejar las carpetas sin tareas, por lo que la clave está en seleccionar la tarea adecuada en el momento oportuno.
La clave está en seleccionar la tarea adecuada en el momento oportuno
4- Revisar
Aunque sea el último paso, no por ello es menos importante. Se recomienda una vez al día o cada dos días revisar las carpetas para ver que tareas faltan por realizar y moverlas si es necesario.
Por ejemplo, si hay un correo que no lo estamos leyendo porque no es importante, archivadlo.
Si tenemos una tarea que lo estamos aplazando, apuntadlo en el calendario para unas semanas más tarde.
Si vemos que queremos quitar una tarea de encima pasadlo a la bandeja de entrada para realizarla lo antes posible, etc.
Y con este cuarto paso finalizamos la gestión de esta técnica de productividad. Os animamos a probarla y adaptarla a vuestras necesidades, Veréis como cuando os hagáis a ella seréis mucho más productivos sin mayor esfuerzo.